Lorsque vous commencez un nouveau travail et que quelques jours plus tard, vous commencez à remettre en question un processus particulier, vous demandez par curiosité : « C’est comme ça qu’on a toujours fait ». Il est plus probable que vous passiez par des dizaines de processus métier chaque jour en suivant les mêmes étapes pour établir un rapport, résoudre une plainte ou contacter un client. Les initiatives d’amélioration des processus commencent par la cartographie et la rationalisation des processus afin de reconnaître l’état actuel de vos processus et les domaines où les employés seront efficaces et où le taux de rotation du personnel sera réduit. Certains processus peuvent être trop compliqués sans raison particulière, tandis que d’autres influencent de nombreux processus en aval et doivent être réalisés d’une certaine manière pour de multiples raisons.
Importance de la rationalisation des processus
Les avantages de la gestion des processus d’entreprise sont assez vastes et peuvent être bénéfiques tant en termes de productivité et de bénéfices à court terme que de capacité à long terme à lutter contre la concurrence et d’agilité pour effectuer des changements. En général, des processus rationalisés signifient moins de retards et d’erreurs. La qualité du travail et l’efficacité opérationnelle peuvent également se développer.
Avantages des processus d’entreprise rationalisés
Les avantages des processus commerciaux rationalisés sont les suivants :
- Possibilité de quantifier les processus pour examiner l’efficacité et vérifier les domaines d’amélioration potentiels.
- Gain de temps – En utilisant efficacement votre ressource la plus vitale en rationalisant le travail qui doit être effectué au quotidien.
- Productivité accrue en supprimant les tâches redondantes ou inefficaces.
- Meilleure communication – Amélioration de la communication et de la collaboration entre les fonctions ou les départements.
- Dépenses minimales grâce à l’amélioration de la compétence
- Documentation claire – crée des documents de travail clairement définis, c’est-à-dire des instructions de travail, des procédures, des listes de contrôle, des formulaires, etc. Offre également une documentation efficace pour l’accueil des nouveaux employés.
- Aide à développer une culture de l’innovation, en rendant le changement courant et bienvenu, et non pas quelque chose à craindre.
- La transparence des processus contribue à atténuer le risque d’erreur humaine afin d’éviter les erreurs coûteuses et de garantir le respect des règles et des réglementations.
- La cohérence des processus rend les employés plus responsables et les résultats des processus sont susceptibles d’être différents
- La minimisation du travail subalterne par l’automatisation des tâches permet aux employés de mettre l’accent sur les aspects plus captivants et agréables de leur travail, ce qui entraîne une plus grande satisfaction des employés.
Les moyens de rationaliser les processus
Les étapes suivantes permettent de rationaliser les processus de travail et de développer un flux de travail efficace pour stimuler la productivité :
- Évaluer le flux de travail actuel et définir les domaines clés sur lesquels se concentrer – La plupart des individus ne réalisent pas toutes les étapes impliquées dans des processus particuliers. Cela devient une routine normale d’effectuer les étapes sans y penser consciemment, donc, la première étape vers l’amélioration est de déterminer les processus et de faire une évaluation de chaque étape. Identifiez ce qui peut être amélioré et demandez un retour d’information à toutes les personnes impliquées en amont et en aval du processus. Identifiez les possibilités d’amélioration. En particulier, vérifiez si les instructions ne sont pas claires et si la communication est défaillante. Identifiez les étapes qui peuvent avoir ou ont un impact sur l’efficacité, la communication et la productivité. Assurez-vous que le nouveau flux de travail que vous proposez corrige ces problèmes et ne comporte aucune faille.
- Analyser le processus, hiérarchiser le travail et la documentation – Organisez votre processus en étapes gérables. La simplicité est essentielle tout en gardant à l’esprit le résultat souhaité. Classez chaque processus en fonction de son importance. Cette catégorisation vous aidera à maintenir votre flux de travail correctement et à obtenir le meilleur résultat à la fin de chaque processus. Normalement, les gens ne peuvent pas exécuter chaque processus ou tâche de mémoire. Chaque étape doit être documentée.
- Automatisez le processus de travail – Le processus d’exécution d’une tâche ou d’un projet est susceptible d’entraîner des erreurs de données et une mauvaise communication. Il existe de nombreux outils logiciels et applications spécialement conçus pour aider les équipes à rationaliser leurs processus et leurs flux de travail. Des fonctionnalités progressives sont disponibles pour faciliter les processus de travail complexes.
- Examinez votre nouveau flux de travail et soyez prêt à vous adapter – en examinant votre flux de travail et en évaluant comment il réagit à l’environnement de travail réel. Examinez votre flux de travail dans le cadre d’un projet à venir et reconnaissez le fonctionnement de chaque étape de votre processus. Soyez prêt à apporter des améliorations en fonction des résultats de vos tests. L’exécution de nouveaux processus prend du temps, soyez donc patient. Évaluez l’efficacité pour vous assurer que tout fonctionne bien.
- Mettez votre nouveau flux de travail en action – Tous les employés doivent avoir un impact sur le nouveau flux de travail ; ils reconnaissent complètement la raison du nouveau processus et sont formés en conséquence. Il est fondamental que chacun comprenne ses responsabilités et la manière dont il peut contribuer à la réussite du nouveau processus et du résultat souhaité.
- Innover et améliorer en permanence – Lorsque vous avez finalement mis en œuvre votre flux de travail, préparez-vous à l’affiner au fil du temps. Il est essentiel de vérifier les processus pour s’assurer de leur exactitude et de leur compétence.
L’amélioration des processus n’est pas forcément un exercice difficile si vous suivez une approche par étapes. La rationalisation de vos processus est toujours un bon moyen de commencer, car les avantages qui en découlent sont rapidement visibles. La découverte des activités qui pourraient bénéficier de l’automatisation fait l’objet d’une phase distincte. Certaines entreprises sont plus habituées à voir les avantages immédiats et tangibles de la rationalisation des processus d’entreprise, car cela leur permet de mieux reconnaître leurs processus et leur documentation avant de procéder à d’autres améliorations.
